先记住一个数：外贸英语真正高频的句子，不超过100句
做外贸十几年，我带过的新人里，十个有八个卡在英语上。不是不会写邮件，是一到打电话、见客户、处理突发状况就哑火。其实你翻翻自己过去半年的往来记录，翻来覆去就是询盘、报价、物流、付款这几件事。把这四类场景的高频句子背熟，大概80到100句，日常业务能覆盖个七八成。今天按场景拆开给你，每句都配中文，直接抄去用。
询盘回复：前三句决定客户还理不理你
客户发询盘，最怕收到两种回复：一种是“Thanks for your inquiry, we will reply soon”然后没下文，另一种是甩一份PDF报价单过去，正文一个字没有。前者客户转头找别人，后者客户连附件都懒得点。
询盘回复的核心是确认需求 + 给一个具体动作 + 给一个时间点。下面这几句直接套：
- Thanks for your inquiry. Just to confirm — you need [产品] in [规格], quantity around [数量], right?（感谢询盘，确认一下您要的是某规格产品、数量大概多少，对吗？）
- We can do this. I'll send you a detailed quotation with photos by tomorrow morning your time.（这个我们能做，明早您那边时间给您发带图片的详细报价。）
- One quick question before I quote: do you need [认证/包装/定制logo]? It affects the price a bit.（报价前问一句：您需要某认证/包装/定制logo吗？对价格有点影响。）
看到没，每句都在推进，不是在客套。客户回你一句“Yes, and we also need OEM”，对话就活了。
真实片段：新人小李收到一封询盘，客户只写了“Need 500pcs, please quote”。小李回：“Thanks. 500pcs of [型号], standard packing, FOB Ningbo, USD 12.5/pc, valid 15 days. Want me to send the spec sheet first?” 客户当天就回了 spec sheet 确认，第三天下了试单。整封邮件不到40个单词。
报价与砍价：别只会说“This is our best price”
报价环节最常遇到的场面是客户砍价。很多业务员一被砍就慌，要么直接降，要么硬邦邦一句“This is our bottom price”，把天聊死。其实砍价回应的句式就那么几套，关键是把“不降”说出理由来。
- Our price is based on [原材料/工艺/认证], which is why it's a bit higher than some quotes you may get.（我们的价格是基于某材料/工艺/认证，所以比您可能拿到的某些报价高一点。）
- If you can take [数量/整柜/年度框架], I can check with my manager for a better price.（如果您能接受某数量/整柜/年度框架，我可以找经理申请更好的价格。）
- I can't go lower on price, but I can offer [免费样品/延长质保/承担部分运费].（价格降不了，但我可以给免费样品/延长质保/承担部分运费。）
记住一个原则：价格不让，条件可以让。客户要的是“占到便宜”的感觉，不一定是绝对低价。
物流与付款：把不确定说清楚，比说漂亮话管用
这两个环节最容易出纠纷，英语表达反而要“笨”一点，别绕。交期不确定就说不确定，付款条件写死，别用“should be”“maybe”这种词，出了事全是你的锅。
物流常用：
- Production takes about 25–30 days after deposit. I'll send you photos before packing.（收到定金后生产大概25到30天，包装前给您发照片。）
- The forwarder says ETD is [日期], but I'll confirm again once booking is done.（货代说预计开船是某日，订舱确认后我再跟您确认一次。）
付款常用：
- Our standard terms are 30% deposit, 70% before shipment.（我们标准条款是30%定金，70%发货前付清。）
- For the first order we usually do T/T; for repeat orders we can discuss [L/C at sight / 30 days credit].（首单我们通常做T/T，返单可以谈即期信用证/30天账期。）
句子短，信息全，客户一看就懂，后面扯皮的空间也小。
今天就干一件事：建你自己的句子库
别指望背完这篇就万事大吉。打开你的邮箱和聊天记录，把过去三个月客户问过你的问题、你回过的句子，挑出重复率最高的30句，翻成英文，存进一个文档，按询盘、报价、物流、付款分四栏。每天上班前读一遍，两周就顺了。100句不用别人给，你自己的业务里就长得出这100句。